Verwerkersovereenkomst — Business Edition

1. Onderwerp en duur

1.1 De Aanbieder verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de Klant uitsluitend om Trusted Codes Business Edition te leveren: een verificatiedienst die op woorden gebaseerde toegangscodes tussen geïdentificeerde personen uitgeeft en controleert, samen met de functies voor organisatiebeheer, meldingen en ondersteuning die in de productdocumentatie zijn beschreven.

1.2 De duur van de verwerking komt overeen met de looptijd van het abonnement van de Klant, verlengd met de verwijderingstermijnen in artikel 10.

2. Aard en doel van de verwerking

2.1 De Aanbieder verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om:

• gebruikersaccounts en het lidmaatschap van organisaties aan te maken en te beheren;
• toegangscodes en bijbehorend cryptografisch materiaal te genereren, te verspreiden en te controleren;
• meldingen per e-mail en pushbericht te bezorgen;
• de beheerconsole, rapportage en ondersteuning te bieden;
• de dienst te beschermen tegen fraude en misbruik;
• aan eigen wettelijke verplichtingen te voldoen.

2.2 De Aanbieder verkoopt geen persoonsgegevens en gebruikt ze niet om modellen voor machinaal leren te trainen. De Aanbieder verwerkt de volgende gegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en niet namens de Klant: gegevens die nodig zijn om de dienst te beschermen tegen fraude en misbruik (waaronder de risicobeoordeling bij het aanmelden), facturatiegegevens, gegevens die nodig zijn om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, en statistieken over het gebruik van de dienst. Wanneer een eindgebruiker een eigen API-sleutel voor de assistent opslaat, ontvangt het bedrijf dat die sleutel heeft uitgegeven de inhoud van de assistent op instructie van de eindgebruiker; dat bedrijf is geen subverwerker van de Aanbieder.

3. Soorten persoonsgegevens

3.1 De volgende categorieën kunnen worden verwerkt:

3.2 Codegeheimen. Waar de applicatie van de eindgebruiker dit ondersteunt, worden codegeheimen op het apparaat van de eindgebruiker versleuteld voor bepaalde ontvangende apparaten (X25519, AES-GCM), en kan de Aanbieder die kopie niet ontsleutelen. Codegeheimen worden daarnaast door de Aanbieder verwerkt in de volgende gevallen, waarin zij in rust zijn versleuteld met AES-256-GCM onder een sleutel waarover de Aanbieder beschikt, die wordt bewaard in een sleutelbeheerdienst in de Europese Unie los van de database, en door de servers van de Aanbieder kunnen worden ontsleuteld: (a) verbindings- en organisatiecodes die door de dienst worden gegenereerd; (b) het genereren van codes voor machinale clients en de desktopapplicatie; (c) de bezorging van uitnodigingen totdat het apparaat van de ontvanger het geheim heeft ontvangen; (d) accounts die de sleutelback-up op de server gebruiken; (e) demonstratieaccounts.

4. Categorieën betrokkenen

• de leden, werknemers en beheerders van de Klant;
• de geverifieerde contacten van de Klant, dus externe personen die de Klant verifieert;
• personen die door de Klant zijn uitgenodigd en nog niet hebben aanvaard;
• personen die een door de Klant uitgegeven code controleren.

5. Instructies van de verwerkingsverantwoordelijke

5.1 De Aanbieder verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Klant. Deze overeenkomst, de Gebruiksvoorwaarden en het gebruik dat de Klant van de productfuncties maakt, vormen die instructies.

5.2 De Aanbieder stelt de Klant onverwijld op de hoogte als een instructie naar zijn oordeel in strijd is met het gegevensbeschermingsrecht. De Aanbieder mag de uitvoering van die instructie opschorten totdat de zaak is opgelost.

5.3 Wanneer het recht van de Unie of van een lidstaat de Aanbieder verplicht persoonsgegevens te verwerken buiten de instructies van de Klant om, stelt de Aanbieder de Klant vóór de verwerking van die wettelijke verplichting op de hoogte, tenzij dat recht die mededeling om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

5.4 Wanneer gebruikers van de Klant verbinding maken met gebruikers van servers die door andere beheerders worden beheerd (federatie), stuurt de Aanbieder de voor die verbinding benodigde gegevens op instructie van de Klant naar die servers. De andere beheerders zijn geen subverwerkers van de Aanbieder.

6. Vertrouwelijkheid

6.1 De Aanbieder zorgt ervoor dat iedere persoon die bevoegd is de persoonsgegevens te verwerken tot vertrouwelijkheid is verplicht, hetzij op grond van een overeenkomst hetzij op grond van de wet, en dat die verplichting na afloop van zijn betrokkenheid blijft gelden.

6.2 De toegang blijft beperkt tot de personen die deze nodig hebben om de dienst te leveren of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

7. Beveiliging van de verwerking (artikel 32 AVG)

7.1 De Aanbieder past de technische en organisatorische maatregelen toe die in bijlage 1 zijn beschreven. De Klant heeft die maatregelen beoordeeld en acht ze passend bij het risico.

7.2 De Aanbieder mag de maatregelen wijzigen, mits het beschermingsniveau niet daalt.

8. Subverwerkers

8.1 De Klant geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. De actuele lijst is bijlage 2 en wordt daarnaast op een eigen pagina gepubliceerd, zodat zij los van deze overeenkomst kan worden gedateerd en vervangen.

8.2 De Aanbieder stelt de Klant ten minste 30 dagen van tevoren op de hoogte voordat een nieuwe subverwerker met de verwerking begint of een bestaande wordt vervangen. De kennisgeving gaat per e-mail naar het administratieve contact van de Klant en gebeurt door bijwerking van de gepubliceerde lijst.

8.3 De Klant kan binnen die termijn bezwaar maken op redelijke gronden van gegevensbescherming. Komen partijen er niet uit, dan kan de Klant het betrokken abonnement beëindigen, met terugbetaling van de niet-gebruikte vooruitbetaalde periode.

8.4 De Aanbieder legt iedere subverwerker contractueel gegevensbeschermingsverplichtingen op die niet minder beschermend zijn dan die in deze overeenkomst, en blijft jegens de Klant volledig aansprakelijk voor het handelen van die subverwerker.

9. Bijstand aan de verwerkingsverantwoordelijke

9.1 Rechten van betrokkenen. Rekening houdend met de aard van de verwerking helpt de Aanbieder de Klant met passende technische en organisatorische maatregelen bij het afhandelen van verzoeken op grond van hoofdstuk III AVG. Het product biedt export- en verwijderfuncties waarmee de Klant de meeste verzoeken zonder de Aanbieder kan beantwoorden. Elke eindgebruiker kan zijn eigen persoonsgegevens ook in het product exporteren.

9.2 De Aanbieder stuurt ieder verzoek dat hij rechtstreeks van een betrokkene over de gegevens van de Klant ontvangt zonder onnodige vertraging door naar de Klant, en beantwoordt het niet zelf tenzij dit wettelijk verplicht of opgedragen is.

9.3 Inbreuk in verband met persoonsgegevens. De Aanbieder stelt de Klant zonder onnodige vertraging en in elk geval binnen 48 uur op de hoogte nadat hij kennis heeft gekregen van een inbreuk die de gegevens van de Klant raakt. De melding beschrijft de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen.

9.4 De Aanbieder helpt de Klant bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadplegingen op grond van de artikelen 35 en 36 AVG, voor zover de informatie de Aanbieder ter beschikking staat en de Klant niet.

10. Verwijdering en teruggave

10.1 De beheerders van de Klant kunnen de gegevens van de organisatie met de exportfunctie van het product exporteren gedurende het hele abonnement en tot 30 dagen na beëindiging. Elk exportbestand blijft 7 dagen na aanmaak beschikbaar om te downloaden. Is de exportfunctie na beëindiging niet voor de Klant beschikbaar, dan levert de Aanbieder de export op verzoek binnen dezelfde 30 dagen.

10.2 Na die periode verwijdert de Aanbieder de persoonsgegevens binnen nog eens 60 dagen, ook uit reservekopieën volgens het rotatieschema van de back-ups, tenzij het recht van de Unie of van een lidstaat verdere bewaring voorschrijft.

10.3 Facturatiegegevens worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn van het Duitse handels- en belastingrecht.

11. Controle

11.1 De Aanbieder stelt de Klant alle informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van artikel 28 AVG aan te tonen.

11.2 De Aanbieder voldoet aan controleverplichtingen in eerste instantie door documentatie te verstrekken, waaronder deze overeenkomst, bijlage 1, de lijst van subverwerkers en elke certificering of elk rapport van derden waarover hij beschikt.

11.3 Volstaat die documentatie niet, dan kan de Klant een controle uitvoeren of een onafhankelijke controleur inschakelen die geen concurrent van de Aanbieder is, onder de volgende voorwaarden: een redelijke aankondiging van ten minste 30 dagen, ten hoogste eenmaal per kalenderjaar behalve na een inbreuk in verband met persoonsgegevens, uitvoering tijdens de normale kantooruren, geen verstoring van de dienst en een schriftelijke geheimhoudingsverklaring. De Klant draagt zijn eigen kosten.

12. Internationale doorgiften

12.1 Sommige subverwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, zoals aangegeven in bijlage 2.

12.2 Voor elke zodanige doorgifte beroept de Aanbieder zich op de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (Besluit 2021/914), samen met de aanvullende maatregelen die in bijlage 1 zijn beschreven. Valt de ontvanger onder een adequaatheidsbesluit, dan mag de Aanbieder zich daarop beroepen.

12.3 De Aanbieder kiest een Europese verwerkingsregio wanneer de subverwerker die aanbiedt.

13. Aansprakelijkheid en slotbepalingen

13.1 De aansprakelijkheid volgt de Gebruiksvoorwaarden. Artikel 82 AVG blijft onverlet.

13.2 Wanneer de Gebruiksvoorwaarden en deze overeenkomst elkaar tegenspreken over de verwerking van persoonsgegevens, gaat deze overeenkomst voor.

13.3 De Aanbieder mag deze overeenkomst wijzigen wanneer de wet of een verandering van de dienst dat vereist. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen van tevoren gemeld. Maakt de Klant bezwaar, dan kan hij het betrokken abonnement beëindigen met terugbetaling van de niet-gebruikte vooruitbetaalde periode.

13.4 Duits recht is van toepassing. De bevoegde rechter zit in München, voor zover de wet die keuze toelaat.

13.5 Is een bepaling ongeldig, dan blijft de rest van kracht.

Bijlage 1 — Technische en organisatorische maatregelen

Bijlage 2 — Subverwerkers

Deze lijst wordt ook op een eigen pagina gepubliceerd: trusted.codes/legal/subprocessors, waar zij een eigen datum draagt en los van deze overeenkomst wordt vervangen.

Bijgewerkt op 2026-10-01

Aanvaardingsbewijs

De Aanbieder legt bij iedere aanvaarding vast: de aanvaardende gebruiker, de organisatie, het kenmerk en de versie van het document, de datum en het tijdstip, het herkomstadres en de identificatie van de client.

De Klant kan de precieze versie die hij heeft aanvaard op elk moment opvragen, op het adres met versienummer dat boven aan deze pagina staat. Het versienummer hangt niet af van de gelezen taal: alle zes vertalingen van deze tekst zijn versie 2026-10-04.

Sluiten partijen in plaats daarvan een onderhandelde of ondertekende overeenkomst, dan bewaart het bewijs een verwijzing naar dat document en markeert het de bron als offline.

Een onderhandelde of ondertekende overeenkomst

Een klant wiens eigen juridische afdeling een onderhandeld of medeondertekend document nodig heeft, kan dit aanvragen via privacy@trusted.codes. Het aanvaarden van deze vaste overeenkomst is geen afstand van dat verzoek, en het verzoek hoeft niet te zijn afgerond voordat een abonnement wordt gekocht: tot die tijd geldt deze vaste overeenkomst, en een onderhandeld document vervangt haar vanaf de datum waarop beide partijen tekenen.